Es gibt eine ganze Reihe von Kennzahlen, die wichtige Erkenntnisse über die Wirksamkeit einer Wartungsplanung liefern können. So misst zum Beispiel der durchschnittliche Intervall zwischen Ausfällen (MTBF = Mean Time Between Failures) die Zuverlässigkeit von Maschinen. Um aussagekräftig zu sein, sollte dieser KPI auf jedes einzelne Gerät angewendet werden; ein Gesamtdurchschnitt über alle Maschinen gerechnet stiftet nur Verwirrung.
Mit der durchschnittlichen Reparaturzeit (MTTR = Mean Time To Repair) wird berechnet, wie schnell eine Maschine wieder zu ihrer vollständigen Funktionalität repariert werden kann. Ein niedriger Wert ist hier wünschenswert. Es ist wichtig anzumerken, dass es nicht sinnvoll ist, einen Benchmark festzulegen, einfach weil es diesen nicht gibt und weil dies unrealistische Erwartungen setzen würde.
Weitere KPIs sind die Anlagenverfügbarkeit (ist eine Maschine verfügbar, um eine bestimmte Funktion zu einem bestimmten Zeitpunkt auszuführen) und die Anlagenzuverlässigkeit (ist eine Maschine in der Lage, eine bestimmte Funktion zu einem bestimmten Zeitpunkt unter bestimmten Betriebsbedingungen auszuführen). In beiden Fällen sind die Werte nur dann sinnvoll, wenn ein bestimmter Zeitpunkt klar angegeben ist.
Das Backlog (Rückstandswert) entspricht der erforderlichen Arbeitszeit, um alle ausstehenden Instandhaltungsmaßnahmen durchzuführen. Es drückt also das Verhältnis aus zwischen dem Wartungsbedarf und der Fähigkeit, diese auszuführen.
Kosten-KPIs liefern nützliche Hinweise auf die Auswirkungen der Instandhaltung auf die Unternehmensleistung. Mit ihnen lässt sich berechnen, inwieweit sich Instandhaltungsmaßnahmen auf das gesamte Ressourcenmanagement auswirken. Die betrachteten Instandhaltungskosten sollten alle Ausgaben für Instandhaltungspersonal (sowohl intern als auch extern), Materialien, Abschreibungen und Umsatz-Ausfälle umfassen.
Ein weiterer wichtiger Indikator sind die Wartungskosten im Vergleich zum Wiederbeschaffungswert, da sie bei der Entscheidung helfen, ob ein Teil oder eine Maschine ersetzt oder repariert werden sollte. Dies ist vor allem bei kritischen Anlagen sinnvoll.