Einkaufsprozess optimieren und MRO-Kosten reduzieren

Indirekte Kosten lassen sich bei der Beschaffung nicht vermeiden. Denken Sie nur an die Zeit, die mit Produktrecherche, Überprüfung der Verfügbarkeit, Preisverhandlungen und Organisation der Lieferung verbracht wird. Dazu kommt der Zeitaufwand für interne Genehmigungen, die Vorbereitung von Bestellungen und die Bearbeitung von Rechnungen. Den Einkauf zu optimieren, bietet reichliches Potential.

„Es gibt Unternehmen, die jedes Jahr Hunderte – wenn nicht Tausende – Bestellungen für Produkte mit niedrigem Wert aufgeben und sich dieser wesentlichen versteckten Kosten gar nicht bewusst sind.“

Alex Davies, Head of Value Added Services Delivery, RS Group

Alex Davies, Head of Value Added Services Delivery for EMEA bei RS Components kann dieses ineffiziente System oft beobachten. „Natürlich unterscheiden sich die wahren Kosten für eine Ad-hoc-Bestellung zwischen Unternehmen erheblich“, sagt er. „Aber es gibt Unternehmen, die jedes Jahr Hunderte – wenn nicht Tausende – Bestellungen für Produkte mit niedrigem Wert aufgeben und sich dieser wesentlichen versteckten Kosten gar nicht bewusst sind.“

Es gibt aber Möglichkeiten, diesen Betrag stark zu reduzieren. Weil RS eine ganzheitliche Betrachtungsweise der **indirekten **Beschaffungsprozesse anwendet, kann es Lösungen anbieten, die nachweislich Zeit und somit auch Geld einsparen. „Wir haben einen Rechner, den wir mit unseren Kunden benutzen“, sagt Davies.

„Spezialisten für E-Commerce gehen dann in die Details des gesamten Beschaffungsprozesses und geben dann echte Zeitrahmen und Kosten in den Rechner ein. So können sie die tatsächlichen Kosten für das Unternehmen ermitteln.“

RS kann dann digitale Tools wie sein eigenes RS PurchasingManager™ System empfehlen, das hilft, diese Kosten zu reduzieren. Einer unserer Kunden, ein bekannter Süßwarenhersteller, konnte durch die Einführung von RS PurchasingManager™ beispielsweise über 35.000 Euro pro Jahr in indirekten Beschaffungskosten sparen. Das entspricht 3,7 Arbeitswochen!

Peter Malpas, President for EMEA bei RS Components glaubt, dass COVID-19 zu einem dramatischen Anstieg bei der Zahl der Unternehmen, die sich für E-Procurement-Systeme interessieren, geführt hat: „Es hat die Lieferketten vieler Kunden ins Licht gerückt. Mehr als 70 % unseres Geschäfts werden bereits über verschiedene Arten von E-Procurement-Kanälen abgewickelt.

Wir haben einen großen Nachfrageschub im digitalen Bereich erlebt – Unternehmen, die zu uns kommen, weil ihre bestehende Lieferkette ihre Anforderungen nicht erfüllen konnte, weil es kein digitales Angebot gab“, erklärt er.

RS PurchasingManager™ ist ein kostenloses, webbasiertes Tool für das Auftragsmanagement, mit dem die Einkaufsprozesse optimiert und rationalisiert werden kann, ohne dass in neue IT-Systeme oder Software investiert werden muss. Es ist ein selbstverwaltetes System, das schnell eingerichtet werden kann und keine umfangreiche Mitarbeiterschulung erfordert.

Neben der Automatisierung großer Teile des Einkaufsprozesses ermöglicht es Mitarbeitern auch, unter Berücksichtigung festgelegter Kontrollmechanismen Bestellungen selbst aufzugeben, und verfügt über eine Reihe an Online-Management-Berichten. Es ist ein flexibles Tool, das den Anforderungen einer Vielzahl von Unternehmen gerecht wird.

„Es handelt sich um eine vielseitige Lösung, die in einem Kleinunternehmen mit 10 Mitarbeitern installiert werden kann und dort ein Maß an Funktionalität bietet, das sonst ohne kostspielige Investitionen in ein Einkaufssystem nicht erreichbar wäre“, erklärt Davies. „Gleichzeitig kann es auch in großen Unternehmen mit mehreren Standorten eingesetzt werden, wo die Endbenutzer überall verteilt sind. Es bietet auf benutzerfreundliche Art und Weise schnellen Zugriff auf die über 700.000 Artikel von RS und macht so viele Prozessschichten der Unternehmen unnötig.“

In einem Zeitalter der sozialen Distanz und der Fernarbeit hilft RS PurchasingManager™ Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu verschlanken, sei es vor Ort, aus der Ferne oder im Außendienst. Mit den erweiterten Berichtsfunktionen können Benutzer die Ausgaben überall in ihrem Unternehmen analysieren.

„Mit den Berichten erfährt man nicht nur, was man kauft, sondern auch, wer es kauft, wie oft und wofür.“

Alex Davies, Head of Value Added Services Delivery, RS Components

„Mit den Berichten erfährt man nicht nur, was man kauft, sondern auch, wer es kauft, wie oft und wofür. Das kann Trends aufzeigen oder Einblicke in Anlagen geben“, fügt Davies hinzu. „Alle Daten, also die Einkäufe von bis zu 13 Monaten, sind jederzeit abrufbar.“

Ein großes Versorgungsunternehmen in Südengland mit mehreren externen Anwendern, die Waren von geringem Wert von Handelsketten kauften, hat beispielsweise seinen MRO-Einkauf in Zusammenarbeit mit RS Components umgestellt.

Das Unternehmen erhielt mit RS ScanStock® die Kontrolle über den Einkauf von geringwertigenArtikeln mit hohem Umschlag zurück und führte RS PurchasingManager™ für alle Endbenutzer ein. Dank einer Erweiterung namens RS ConnectPoint® ist der Zugriff auf RS PurchasingManager™ sogar ohne Computer möglich.

Davies sagt, dass viele Unternehmen ihre Beschaffung auf solche Art digitalisieren wollen. „Sie sehen, dass es jetzt an der Zeit ist, nach Lösungen zu suchen, mit denen ihre Mitarbeiter sich auf das Geschäft konzentrieren können, anstatt sich Gedanken darüber zu machen, wo die nächste Packung Schrauben herkommt“, führt er aus.

Diese digitalen Lösungen können für Unternehmen also einen echten Unterschied machen.