Alles Wichtige zum Thema Beschaffungsmanagement

Jedes Unternehmen ist auf Materialien, Ausrüstung und Dienstleistungen angewiesen, um zu funktionieren. Einige werden nur einmal angeschafft, wie z. B. schwere Maschinen, andere werden in festgelegten Zyklen erneuert, wie z. B. Laptops, wieder andere werden regelmäßig gekauft, wie z. B. Rohmaterial für die Produktion. Der Zweck der Beschaffung besteht darin, all dies im Rahmen eines detaillierten Plans abzudecken, der mit den Plänen anderer Abteilungen abgestimmt sein muss, sodass sich ein Versorgungsmangel niemals auf die Produktion auswirken kann.

Eine gelungene Beschaffung gewährleistet das effiziente Funktionieren eines Unternehmens. Die Einkaufsabteilung prüft ständig den Markt, um eine optimale und nachhaltige Rentabilität der Unternehmensausgaben zu gewährleisten und gleichzeitig die gesetzlichen Vorschriften und die eigenen Standards in Bezug auf Qualität, Nachhaltigkeit usw. einzuhalten. Daraus folgt, dass der Preis bei Weitem nicht das einzige Kriterium bei der Beschaffung ist.

Überdies verringert eine gute Beschaffung das Auftreten von Problemen und erhöht die Rentabilität. Zu diesem Zweck umfasst die tägliche Arbeit der Einkaufsabteilung die Suche nach neuen Lieferanten, die eingehende Analyse der Einkaufsspezifikationen, die Überprüfung und Aushandlung von Bedingungen, die Ausstellung und Verwaltung von Bestellungen usw.

Ein gutes Stakeholder-Management ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, denn die Interaktionen sind häufig und können intensiv sein, ganz zu schweigen von der Konkurrenzsituation, die ebenfalls Druck ausüben kann.

Ein gut definierter Einkaufszyklus wirkt sich positiv auf die finanziellen Ergebnisse eines Unternehmens aus. Der Einkaufszyklus besteht aus einer Reihe interner Schritte, die die Mitarbeiter befolgen müssen, um die Genehmigung für einen bestimmten Kauf zu erhalten. Dieser Prozess muss gut strukturiert und dokumentiert sein, um Betrugsmöglichkeiten zu verringern, die Ausgaben unter Kontrolle zu halten und einen direkten und transparenten Zugang zu allen beteiligten Informationen zu ermöglichen. Die Beschaffung muss auch alle zusätzlichen Kosten bezüglich der Produkte einkalkulieren, z. B. Lagerung, Abschreibung usw.

Sobald der interne Prozess abgeschlossen ist, prüft die Beschaffung die erforderlichen Spezifikationen, die Qualität, die Menge und die Lieferfrist. Sie sucht nach Anbietern und achtet darauf, nicht von einem einzigen Lieferanten abhängig zu werden. Insbesondere bei wiederkehrenden Beschaffungen kann es zu Verhandlungen kommen, die in einen Vertrag münden.

In dieser Phase kommt der Ausstellung und Verwaltung von Bestellungen eine Schlüsselrolle zu, da sie spätere administrative Probleme vermeiden können. Ferner ist es sinnvoll, Aufzeichnungen über die Verhandlungen und Angebote zu führen, die für die weitere Planung verwendet werden können, insbesondere im Hinblick auf die Aufrechterhaltung eines kontinuierlichen Lieferflusses.

Vor allem bei verderblicher Ware ist es von entscheidender Bedeutung, in Echtzeit Informationen darüber zu erhalten, wann und wo ein Produkt auf Lager gegangen ist. Eingehende Waren müssen überprüft werden, um sicherzustellen, dass alles verbucht ist; gegebenenfalls müssen Berichte erstellt werden, um die Rückgabe oder den Ersatz beschädigter Waren zu organisieren.

Digitale Lösungen können den Prozess optimieren, indem sie einige der Schritte automatisieren und die Speicherung, Analyse und Genehmigung von Dokumenten und Vorschlägen erleichtern.

Die sorgfältige Auswahl guter Lieferanten ist eine Hauptaufgabe der Beschaffung. In einem wettbewerbsintensiven und sich schnell verändernden Umfeld ist dies kein leichtes Unterfangen. Idealerweise sollte ein Lieferant:

• in der Lage sein, den Lieferfluss zu gewährleisten (was auch bedeutet, dass er finanziell stabil sein muss);
• eine faire Preispolitik praktizieren;
• angemessene Fristen bieten;
• die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Nachhaltigkeit, faire Praktiken usw. erfüllen;
• die Qualität und andere Anforderungen des Unternehmens erfüllen.

Sobald die Einkaufsabteilung eine interne Bestellanforderung erhält, muss ein Angebot eingeholt werden, indem eine Anfrage an die Lieferanten gestellt wird, die alle Beschaffungsdaten (z. B. Menge, Qualität, Material usw.) enthält. Die Anfrage wird an eine Reihe von Lieferanten gesandt. Aus den eingegangenen Angeboten wird dann die für das Unternehmen beste Option ausgewählt.

Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, ist es wichtig, eine gute Beziehung zu den Lieferanten aufzubauen. Dies beginnt mit der Führung einer Liste bevorzugter Lieferanten, auf die sich die Beschaffungsabteilung berufen kann, um Angebote zu erhalten, ohne wiederholte Einführungsprozesse durchlaufen zu müssen. Zur Optimierung dieses Prozesses können maßgeschneiderte, digitalisierte Tools eingesetzt werden.

Die Beschaffung ist ein wesentlicher Bestandteil des Beschaffungsprozesses. Es handelt sich um den anfänglichen Prozess der Identifizierung, Analyse und Verhandlung mit Lieferanten. Sie ermöglicht den Aufbau und die Aufrechterhaltung einer effektiven Lieferkette. Die Minimierung der Preisgestaltung sorgt dafür, dass die Kosten unter Kontrolle bleiben, und ein gutes Management der Lieferantenbeziehungen trägt dazu bei, Risiken zu verringern und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Eine entscheidende Funktion des Beschaffungsprozesses besteht darin, ein gutes Gleichgewicht zwischen diesen Faktoren zu finden.

Als strategische Komponente ist die Beschaffung ein kontinuierlicher Prozess, bei dem die Einkaufsabteilung regelmäßig ihre Lieferanten und die Lieferkette analysiert, neue Partner identifiziert und Ressourcen umverteilt. Ziel ist es, sich zeitnah auf Veränderungen der Marktdynamik einzustellen und dabei Risiken und Kosten zu minimieren, um sicherzustellen, dass die Lieferkette stets so effizient wie möglich ist.

Die Beschaffung ist sowohl strategisch als auch operativ. Die strategische Beschaffung konzentriert sich auf die Suche nach Lieferanten, alternativen Lieferketten und Materialien, auf die Unterstützung interner Kunden bei der Suche nach spezifischen Lösungen, auf die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften usw.

Der operative Aspekt befasst sich mit der Überwachung der tatsächlichen Bestellungen, der täglichen Beziehung zu den Lieferanten, der Sicherstellung der Umsetzung der vereinbarten Bedingungen, der Bestätigung des Wareneingangs, der Einleitung der Zahlung usw.

Obwohl beide Aspekte ein wichtiger Erfolgsfaktor sind, neigen die meisten Unternehmen dazu, sie in Untergruppen aufzuteilen, um eine effiziente Durchführung zu gewährleisten.

Die direkte Beschaffung umfasst alle Anschaffungen, die mit dem Kerngeschäft des Unternehmens zusammenhängen. Eine Bäckerei benötigt etwa Öfen zur Herstellung von Brot, Behälter zur Lagerung von Mehl, Papiertüten zur Verpackung ihrer Produkte usw.

Die indirekte Beschaffung konzentriert sich auf die Vorgänge, die nicht speziell mit dem vom Unternehmen verkauften Produkt oder der Dienstleistung zusammenhängen. Typische Beispiele dazu sind Geschäftsreisen, Laptops für Mitarbeiter, Bürounterhalt usw. Die indirekte Beschaffung macht oft nur einen kleinen Teil der Ausgaben eines Unternehmens aus. Daraus ergibt sich das Risiko, dass ihr weniger Aufmerksamkeit geschenkt wird, was ein erhebliches Problem darstellen kann, da sie sich negativ auf die Bilanz auswirken kann. Sie sollte daher Teil einer integrierten Strategie sein.

Die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse ist bereits Realität und kann den Arbeitsalltag von Fachleuten mithilfe digitaler Informations- und Kommunikationsmittel verändern. Zahlreiche Unternehmen nutzen bereits eProcurement, da es mehrere Vorteile für die damit verbundenen Arbeitsabläufe mit sich bringt.

Einkäufer haben mehr Zeit, um strategisch zu handeln. Das System ermöglicht die Zentralisierung von Informationen, die Automatisierung von Aufgaben und Kommunikation sowie eine bessere Sichtbarkeit und Transparenz des Prozesses.

Eine e-Procurement-Lösung automatisiert den gesamten Beschaffungsfluss, alle Schritte werden an einem einzigen Ort registriert und können in Echtzeit verfolgt werden. Ferner ermöglicht die Zentralisierung der Informationen einen analytischen Blick auf den gesamten Beschaffungsprozess und damit eine genauere Entscheidungsfindung.

Mit einem integrierten Planungsansatz kann die Beschaffung zu einem grundlegenden Erfolgsfaktor in jedem Unternehmen werden. Sie deckt einen sehr großen Bereich ab, ist oft schnelllebig und repetitiv, erfordert jedoch eine tiefgreifende Analyse und einen strategischen Ausblick.

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