Reduzieren Sie aufwändige Beschaffungsprozesse
Wie die Universität von Sheffield die Beschaffungskosten für indirekte Materialien verringern konnte
RS treibt strategische Verbesserungen durch innovative Lösungen voran
Die Universität von Sheffield ist eine von 24 Universitäten der Russell-Gruppe und bekannt für ihre Forschungstätigkeit sowie die hohe Qualität ihrer Lehre. Zudem erfreut sie sich exzellenter Beziehungen zu Wirtschaft und öffentlichem Sektor.
Die Universität von Sheffield hat eine sehr lebendige und erfolgreiche Fakultät für Ingenieurwissenschaften, ist im Vereinigten Königreich die Nummer eins in der ingenieurwissenschaftlichen Forschung und liegt auch bei Einkünften und Investitionen vorn. Die Fakultät mit über 6.700 Studierenden verfügt über einen jährlichen Forschungsetat von über 120 Mio £. 2017 eröffnete sie einen Workshop und Makerspace namens „iForge“ unter der Leitung von Studierenden und angesiedelt im Diamond, einem Universitätsgebäude, das Raum für praktisches ingenieurwissenschaftliches Lernen und Lehren bietet.
iForge hat über 800 registrierte Nutzer und bietet den Studierenden alles Nötige für erfolgreiche Studienarbeiten und persönliche Projekte. iForge bietet Raum zum Wachsen und Kreieren und steht für das Engagement der Universität, Studierende mit in der Industrie gefragten Fähigkeiten auszustatten. Allen, die iForge nutzen, werden geringwertige Artikel im freien Zugriff zur Verfügung gestellt. Allerdings erwies sich eine verlässliche, kontrollierte und planvolle Bereitstellung als Herausforderung. Diese wurde zum Thema von Indirect Procurement Report 2018 – Drivers of Change, einer gemeinsamen Studie von RS Components und CIPS (Chartered Institute of Procurement and Supply). Zwei vorrangige Problemfaktoren kristallisierten sich heraus:
- Ad-hoc-Bestellungen und mühselige Bestandsprüfungen erzeugten einen enormen administrativen Aufwand und kosteten wertvolle produktive Zeit. Etwa ein halber Tag pro Woche entfiel allein auf die Bestandsprüfung.
- Fehlten Komponenten, mussten die Studierenden entweder warten oder Notlösungen finden. In diesen Fällen kauften sie ihr Material oft selbst und wählten dabei kostengünstige Artikel, die aber häufig minderwertig waren und im schlimmsten Fall Projekte gefährdeten oder Sicherheitsprobleme schufen.
Um beide Problemfaktoren in den Griff zu bekommen, etablierte RS einen einfachen, zeiteffizienten Prozess zur Aufrechterhaltung notwendiger Bestandsgrößen und garantierte die Ausstattung von iForge mit hochwertigen Artikeln innerhalb der Budgetgrenzen. RS richtete für iForge seinen Verwaltungsservice RS ScanStock® für Lagerbestände ein, um so den Zeitaufwand und die Kosten für die Auffüllung von C-Teilen zu reduzieren. Darüber hinaus sank die Komplexität, denn das RS-Team war für System und Strategie insgesamt zuständig – von der Installation der Lagereinrichtungen über die Barcode-Etiketten bis hin zur regelmäßigen Bestandsprüfung und Auffüllung. Resistoren, LEDs und andere geringwertige Artikel wurden in Lagerbehältern zur Verfügung gestellt. Alle zwei Wochen finden routinemäßige Vor-Ort Bestandsprüfungen durch einen Bestandsverwalter statt, der für regelmäßige Auffüllung und damit reibungslose Abläufe sorgt. Die Universität von Sheffield erhält eine monatliche Übersicht über alle Rechnungen und Kosten – das schafft Transparenz. Außerdem können jetzt Datenanalysen zu Kursinhalten, Studienmodulen und laufenden Projekten durchgeführt werden, die Nachfrageprognosen ermöglichen.
Die Zusammenarbeit zwischen iForge und RS Components und das Outsourcing der Bestandsverwaltung an RS ScanStock® führte schon nach kurzer Zeit zu sichtbaren Ergebnissen. Die Bestellung besonders stark nachgefragter Artikel läuft praktisch von selbst. Regelmäßige, sorgfältige Bestandsprüfungen schließen unerwartete Engpässe aus. Studierende, die iForge nutzen, können sich darauf verlassen, dass die nötigen Artikel jederzeit zur Hand und von guter Qualität sind. Sie müssen weder Zeit verschwenden, billige Artikel zu beschaffen noch sich Sorgen machen, dass Bauteile versagen und dadurch den Erfolg ihrer Projekte gefährden.
Die intensivere Beziehung zwischen RS Components und der Universität von Sheffield hat aber nicht nur wirtschaftliche Vorteile. So stehen die Studierenden jetzt in regelmäßigem Kontakt zu einem globalen Distributor – eine wertvolle Erfahrung, die ihnen neue Fähigkeiten und Erkenntnisse erschließt. Darüber hinaus wird RS immer stärker in die iForge- Aktivitäten eingebunden und hat kürzlich sogar einen Hackathon gesponsert – mit Bauteilen, aber auch mit praktischer Beratung und Anleitung bei der Veranstaltung.
Das Feedback der Studierenden ist überwältigend positiv. RS ScanStock® hat uns stark entlastet und Zeitreserven freigesetzt.
Ryan Jones Technischer Leiter, iForge
RS Inventory Solutions
Wir bieten Ihnen Lösungen zur Verwaltung Ihres Lagerbestands – von digitalen Warenausgabesystemen bis hin zu Lösungen für offene Kanban-Systeme.
Das richtige Produkt, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort
Von der Konfiguration der Lagerlösungen über die Auswahl der Bestände bis hin zur Kontrolle und Auffüllung – wir kümmern uns um alles.